伴隨著郵件的日常應用，所產生的郵件數據量日趨增多，如何將海量的郵件數據進行長期保存、實時調閱、快速恢復以及遵從相關法規(guī)等問題已經成為擺在郵件管理員面前的幾大難題。在這些問題的促使下，郵件歸檔已經成為主流。

我們知道郵件是作為公司重要的通訊手段之一，郵件歸檔與其他的即時通訊工具最大的區(qū)別是它可以當做法律證據使用的。公司有必要知道員工對外或對內進行溝通聯(lián)絡的情況，尤其是一些對信息敏感的公司更是尤為重要。

當我們對公司的郵件進行歸檔操作后，保證了已經保存下的郵件都是最原始的，而且在歸檔服務器上郵件是無法進行刪除和改動的。只有管理員可以在知道登錄名和密碼的情況下才可進行查詢和恢復，以保證對公司機密外泄的時候可以進行及時的查詢和處理。

企業(yè)做好郵件歸檔三大必要性

法規(guī)必要性：個人資料保護法規(guī)定，要求企業(yè)必須保存7年的郵件，尤其是遇到泄密稽核或訴訟時可以做為佐證數據。

稽核必要性：允許企業(yè)稽核人員或部門相關主管有彈性管理權限，可以快速查詢所需郵件信息，并且相關的動作都有LOG紀錄備存以保障企業(yè)郵件使用安全。

交接必要性：目前云端服務業(yè)者都是以使用者賬號數計價，如果離職人員故意刪除以往的信件，會造成接手人員訊息落差。

我使用云端郵件服務，云端服務商都會幫我備份，為何我還要自己備份呢？

目前多數云端服務商都具有「異地備援」的優(yōu)勢，會在不同的服務器主機間進行數據備份，可以避免當其中一臺服務器損壞時，有數據遺失的風險。而這服務對企業(yè)郵件保存提高更安全性的維護。

但是對于企業(yè)客戶端來說，自行備份的有2必要性。

1.完整保存公司歷史郵件，當有稽核或爭議問題發(fā)生時，可快速調閱。

2.雖然云端服務商提供異地備援的服務，但是計價費用比較高，成本往往超出企業(yè)想象，且郵件資料保存在別人家里(云端)，總是沒有像放在自己家里這么安心。

郵件歸檔，獨特的工作模式，全新的收集技術，實時地對郵件數據流進行復制和記錄，郵件數據同步收集歸檔，郵件收發(fā)完畢，同時也歸檔完畢，真正實現所有郵件（包括本域內部互通郵件）的全歸檔。無歸檔“時間差”問題，杜絕了可能出現的信息丟失、原始數據被變更篡改、惡意刪除等風險，確保無郵件數據缺失。也真正地解決電子舉證時證據資料的完整性和通信過程的可追溯性。

郵件歸檔是一個即插即用型的軟硬合一的郵件歸檔解決方案，安裝簡單、管理方便，能幫助企業(yè)建立符合政府法規(guī)或企業(yè)標準的郵件存儲和歸檔方案。

郵件歸檔系統(tǒng)最終的目的是滿足企業(yè)在郵件歸檔方面的應用，主要的郵件歸檔應用需求主要包括郵件內容審計、郵箱存儲優(yōu)化、郵箱備份冗余以及用戶自動歸檔。